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L'un des points les plus positifs de Scrum est le bilan que l'on fait à chaque fin de sprint à l'occasion de la rétrospective de sprint. Une occasion unique de mettre en valeur ce qui a bien marché et ce qui a moins bien marché.

Cela permet de faire le point de manière régulière sur les méthodes de travail et l'organisation mises en places. Tous les 15 jours dans notre cas. Je propose systématiquement de terminer une rétrospective de sprint par un retour sur les résolutions prises lors des 2-3 derniers sprints et de définir en commun avec tous les membres de l'équipe les nouvelles résolutions que l'on pourrait mettre en place.

Comprendre ce qui a échoué ou ce qui pourrait être amélioré et y apporter des réponses, voilà la clé de la réussite. Les avis personnels de chaque membre de l'équipe et les burndonw charts de sprint font parti des outils essentiels pour analyser et comprendre ce qui n'a pas bien fonctionné.

Ci-dessous quelques exemples de résolutions que nous avons prises à l'occasion de nos 4 premiers sprints :

• Utilisation comme support des post-it d'un tableau assez grand (1m20 sur 90cm) mais "portatif" (non fixé au mur) afin de pouvoir le transporter avec nous dans nos différentes lieux de réunions.
• Extinction de tous les moniteurs pendant les scrums quotidiens, cela afin de ne pas se laisser perturber pendant le scrum. Seul celui qui tape le résumé du scrum pour archivage a le droit d'avoir son écran allumé.
• 1 scrum quotidien = 2.5 minutes maximum par personne. Chronométrer et stopper l'intervention de la personne si le temps est dépassé. Résolution mise en place après avoir constaté que les scrums prenaient de plus en plus de temps. Après avoir été interrompue une ou deux fois la personne prendre l’habitude de préparer son intervention à l'avance et du coup saura résumer plus facilement en 2 minutes 30 sa journée d'hier, ces problèmes et ce qu’elle compte faire aujourd'hui. Au bout d'1 seul sprint, tout le monde a pris l'habitude de respecter le temps qui lui est donné et cette mesure nécessaire au départ devient donc obsolète.
• Fermer les rideaux des cloisons intérieures lors des réunions. La multiplication des réunions de notre service (planification de release, planification de sprint, revue de sprint, rétrospective de sprint...) a tendance à faire "jaser" les personnes en dehors de l'équipe qui ont parfois du mal à intégrer leurs bienfaits malgré nos explications. Qu'à cela ne tienne, c'est en parti compréhensif. Il suffit de ne pas faire ses réunions à la vue de tout le monde.
• Utiliser des couleurs différentes pour les post-it du tableau en fonction des types de tâches. Afin de permettre une meilleure analyse de la situation et une meilleure rétrospective nous avons décidé d'utiliser plusieurs couleurs de post-it sur notre tableau : vert pour les tâches initiales définies lors de la planification de sprint, bleu pour les bugs critiques ou majeurs intégrés au sprint, rose pour les demandes extérieurs impossible à refuser, jaune pour les ajouts fait volontairement en cours ou en fin de sprint en fonction du déroulement de ce dernier. La visibilité et la compréhension du sprint s'en voient grandement accrues.
• Mise en place de gomettes sur tâches nécessitant une intervention ou un besoin extérieur à l'équipe (document, contact, information). Cette résolution a été prise après avoir constaté que certaines tâches n'étaient pas terminées en fin de sprint car on n'avait pas reçu en temps et en heure certains éléments. Afin d’anticiper les retards indépendant de notre volonté les tâches avec gomette sont traitées en début de sprint indépendamment de la priorité de leur story par rapport aux autres.
• Ajout de la légende des couleurs des post-it au tableau. Plus besoin de réfléchir pour se rappeler la signification des couleurs.
• Tirage au sort en début de chaque scrum quotidien pour désigner la personne qui va jouer le rôle de secrétaire (résumer ce qui est dit à l'écrit dans un fichier) et d'organisateur (définir l'ordre de passage des participants, touche personnelle...). Moins de monotonie et donc plus de motivation.
• Mieux définir l'état "fini" des tâches lors de la planification de sprint.

Bien entendu les résolutions prises par une équipe sont propre à cette équipe, à son fonctionnement et à son ressenti. Il ne serait bien évidemment pas judicieux de prendre ces exemples comme "vérité absolue" et de vouloir les imposer à une équipe différente de la nôtre. C'est à chaque équipe de définir ses propres résolutions, petite à petit (ne pas tout révolutionner d'un coup), en fonction de son expérience.

En parcourant mes fils RSS il y a quelques jours, je suis tombé sur la présentation d'une application iPhone qui mettait en pratique la "technique Pomodoro". En me documentant un peu sur ce concept que je ne connaissais pas, j'ai découvert que cette technique était ma foi très intéressante.

La technique Pomodoro (pomodoro = tomate en italien) est une méthode de gestion du temps tellement simple qu'elle en paraît suspecte. Inventée par l'italien Francesco Cirillo en 1992, cette méthode permet d'une part de mieux organiser son travail, mais d'autre part d'améliorer sa force de concentration, sa productivité et ses performances en instaurant des temps de pauses nombreux et réguliers tout au long de la journée pour permettre à notre cerveau d'évacuer le stress et de fonctionner de manière optimale.

Les règles de bases et le matériel nécessaire sont vraiment à la portée de tout le monde. En voici le principe.

1. Un pomodoro est une unité de temps de 25 minutes pendant laquelle vous ne devez vous concentrer que sur une seule tâche.

Chaque pomodoro (1 pomodoro, 2 pomodori, italien oblige) ne doit être consacré qu'à une seule et unique tâche prévue à l'avance. Ceci est primordial. En cas d'interruption de la part d'un collègue ou de votre messagerie, repoussez à un prochain pomodoro toute intervention. Ne vous laissez pas distraire de la tâche prévue pour le pomodoro en cours. Au bout des 25 minutes, arrêtez vous immédiatement, sans attendre, même si vous pensez pouvoir terminer très rapidement la tâche en cours. L'efficacité de la méthode dépend de cela. Soyez stricte et régulier dans l'application de cette règle.

2. Chaque pomodoro est suivi d'une pause de 5 minutes (pause de 15 à 30 minutes tous les 4 pomodori) .

Pendant cette pause, vous devez absolument abandonner votre activité en cours et vous accorder un moment de détente. Marcher, s'étirer, boire un verre d'eau, rêver, gribouiller un bout de papier, discuter... bref il faut laisser la possibilité à votre cerveau de s'évader, de prendre l'air, de se reposer. Ne traitez pas vos mails, ne vous laissez pas interrompre. Laissez libre cours à votre créativité, à votre imagination et aux nouvelles idées qui vous traverseront l'esprit pendant ces temps de repos si bénéfiques.

3. Commence ensuite un nouveau pomodoro de 25 minutes

Continuez alors la tâche du pomodoro précédent si elle n'est pas terminée ou attaquez la tâche prévue pour ce nouveau pomodoro.

4. Programmez au crayon ou au clavier votre journée en affectant vos tâches aux pomodori qui la composent

En début de journée, listez vos tâches du jour et découpez les en pomodori. Cela vous permettra déjà d'estimer le temps de réalisation de chacune tâche. Essayez ensuite de respecter votre programme défini le matin même. Bien entendu des pomodori non prévus viendront probablement s'intercaler pour faire face à la situation. Tenez à jour votre planning tout au long de la journée et faite le point sur la situation une fois le soir venu. Repoussez au lendemain les pomodori non effectués le jour même. Au fur et à mesure, avec l'expérience, vous arriverez à respecter de plus en plus vos plannings quotidiens.

Petites précisions :

• Si vous terminez une tâche avant la fin de son pomodoro, ne passez pas à une nouvelle tâche mais profitez du temps qui vous reste pour relire ou approfondir votre travail. Un pomodoro est indivisible.
• Une tâche peut durer plusieurs pomodori. Cependant, si elle doit durer plus de 5 à 7 pomodori, il faut alors la découper en plusieurs tâches plus petites.
• Si au contraire une tâche est bien trop rapide pour représenter un pomodoro à elle toute seule, il faut la coupler et la programmer avec d'autres micro tâches pour les regrouper en pomodoro(i).
• Discipline, discipline, discipline. Respectez toutes ces règles à la lettre même si elle vous paraîtront frustrantes de prime abord. L'efficacité de cette technique en dépend.
• Cette méthode s'adresse à l'individu mais peut aussi pourquoi pas être mise en place au niveau de l'équipe.

Ne vous laissez pas dérouter ou déstabiliser pas ces multiples temps de pause. Soyez convaincu et sachez convaincre vos collègues et votre boss qu'ils vous permettent d'être plus efficace et organisé et que, contrairement aux apparences, votre productivité s'en trouve améliorée.

Point de vue pratique, le seul matériel nécessaire est un minuteur (par exemple un minuteur de cuisine en forme de tomate comme celui de l'auteur, ou alors un minuteur informatique) et un carnet accompagné d'un crayon pour tenir à jour votre programme. Il existe de nombreux logiciels spécifiques Pomodoro jouant le rôle du minuteur. Mon préféré mais aussi l'un des plus simple et esthétique est focus booster qui fonctionne sous Windows, Linux ou Mac Os X (développé via le moteur d'exécution Adobe AIR).

Pour en savoir plus :

• Site officiel de la technique Pomodoro (en anglais)