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Mon initiation récente aux concepts GTD m'a permis de confirmer une chose que l'utilisation quotidienne de mon calendrier Google m'avait déjà révélée : l'une des choses les plus importantes quand on note un item (rendez-vous sur un calendrier ou tâche à exécuter sur un gestionnaire de tâches) est la mise en place de l'éventuelle alarme qui va nous rappeler cet item. Sans alarme, et surtout sans alarme correctement définie, vous pouvez être certain de louper une bonne partie de vos projets.

Là, c'est l'expérience et surtout l’apprentissage de vos erreurs qui va vous aider. Pour définir la meilleur alarme possible (la veille, 2 jours avant, une heure avant, 30 minutes avant, 15 minutes avant....) il va vous falloir vous poser plusieurs questions :

• Quand dois-je être prévenu au plus tard pour avoir le temps de préparer cet item ou pour me rendre à l'endroit où doit avoir lieu l'item ? Il est stupide de mettre une alarme 15 minutes avant un rendez-vous s'il vous faut une heure pour vous rendre sur place.
• Quand dois-je être alerté pour ne pas oublier mon item entre l'alarme et le moment où il doit se dérouler ? Il est complètement inutile, sauf réel besoin, de programmer des alarmes la veille ou plusieurs heures avant un item. Vous risquez d'avoir oublié au moment opportun que vous deviez faire quelque chose.
• Serais-je attentif à l'alarme au moment où elle sonnera ? Une alarme en pleine nuit, ou en pleine séance de sport ne sera efficace que si vous pensez à vérifier votre iPhone (ou autre outil) à votre réveil, ou après votre séance. Bref, une alarme 20 minutes après votre réveil, au moment où vous déjeunez, ou 30 minutes après votre sport aura plus de chances de vous cueillir sur le vif et de ne pas retentir sans que vous ne l'entendiez.

Une chose à faire est de découper une tâche en plusieurs sous tâches avec chacune une alarme si une action nécessite plusieurs interventions de votre part. Par exemple si vous avez prévu un rendez vous mardi matin à 10h00 et que vous savez que vous devez penser à amener des dossiers restés à votre domicile, ne vous créez pas une unique alarme car vous aurez de grandes chances d'avoir oublié soit vos dossiers, soit votre rendez-vous. Mettez vous un premier item avec alarme le lundi soir à 22h00 pour penser à préparer vos dossiers et déposer ces derniers devant la porte, ainsi qu'un second item avec alarme le mardi matin à 09h45 pour vous rappeler votre rendez-vous.

Certains outils (dont Google Calendar) proposent de mettre plusieurs alarmes pour un même item ce qui s'avère très pratique. Ainsi nul besoin de multiplier les items. Il suffit d'associer plusieurs alarmes et éventuellement des commentaires à un seul et unique item. Cette fonctionnalité d'alarmes multiples fait d'ailleurs défaut à ToodleDo (à moins que la fonctionnalité soit présente sur les offres payantes "Pro" et "Pro plus", il faut que je me renseigne).

Attention, faire très attention aux alarmes du type "2 jours avant", "1 jour avant" ou encore "le jour de l’évènement" qui vous enverrons chacune une alerte à minuit, respectivement l'avant veille, la veille et le jour J de votre item. Personnellement je ne trouve rien de pire qu'une alarme à minuit qui d'une part peut réveiller pour rien une personne et d'autre part nécessite une hypothétique consultation le lendemain matin pour être prise en compte.

Même si les alarmes sont indispensables et vous sauveront plus d'une fois, n'oubliez pas que rien ne remplacera une consultation rigoureuse et régulière de vos calendriers et gestionnaires de tâches pour être certain de ne rien oublier.